Δημιουργία ευρετηρίου στο Word 2010 με τη χρήση αρχείου αντιπαραβολής (concordance file)

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
ΠΡΟΣΟΧΗ: Να εργάζεστε πάντα με αντίγραφο του εγγράφου σας όταν δημιουργείτε αυτόματα ευρετήρια. Για να συνθέσει τα ευρετήρια, το Word εισάγει κρυφούς κωδικούς πεδίων, οι οποίοι δεν διαγράφονται αυτόματα αν θελήσετε να κάνετε αλλαγές. Μην εργάζεστε στο πρωτότυπο έγγραφό σας για τη δημιουργία ευρετηρίου.

Στα ελληνικά, όπου έχουμε μέρη του λόγου με πολλές μορφές, η δημιουργία ευρετηρίου διευκολύνεται πολύ με τη χρήση ενός αρχείου αντιπαραβολής (concordance file) όπου μπορούν να εμφανίζονται όλες οι μορφές των κλιτών μερών του λόγου και να αντιστοιχίζονται με τη μορφή που θέλουμε να έχουμε στο ευρετήριο. Το αρχείο αυτό μπορούμε να το επεκτείνουμε, να το διαμορφώνουμε κατά περίπτωση κ.λπ., κάτι που προσφέρει προφανείς ευκολίες.

Η διαδικασία:

Δημιουργούμε με το Word ένα απλό έγγραφο κειμένου και το αποθηκεύουμε π.χ. ως MyConcordanceFile. Εκεί θα εισαγάγουμε τον πίνακα αντιπαραβολής. Στην αριστερή στήλη θα είναι οι λέξεις που θα αναζητάει το Word, στη δεξιά το λήμμα με το οποίο θα τις αντιστοιχίζει. Δείτε το επόμενο παράδειγμα:



Περνάμε στο αντίγραφο του αρχείου μας, εκεί όπου θέλουμε να εμφανιστεί το ευρετήριο. Στην Ταινία, πατάμε στην καρτέλα Αναφορές και πηγαίνουμε στο πεδίο Ευρετήριο. Εκεί, πατάμε στο πάνω δεξιά κουμπάκι (που βλέπετε στην εικόνα και ονομάζεται Εισαγωγή ευρετηρίου):



Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο (δείτε το στην επόμενη εικόνα). Εδώ πατάμε στο κουμπί Αυτόματη Σήμανση.



Στο πλαίσιο διαλόγου που θα ανοίξει (ένα τυπικό πλαίσιο ανοίγματος αρχείων των WIndows) εντοπίζουμε το αρχείο αντιπαραβολής (εκείνο που βαφτίσατε με το εμπνευσμένο όνομα MyConcordanceFile), το επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα. Φαινομενικά, δεν θα συμβεί τίποτε καθώς το πλαίσιο διαλόγου κλείνει και επιστρέφουμε στο αντίγραφο είπαμε του εγγράφου σας, στο σημείο όπου θέλετε να εμφανιστεί το ευρετήριο. Μην ανησυχήσετε, το Word έμαθε τώρα ποιο αρχείο αντιπαραβολής θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

Πατάμε και πάλι στο κουμπί Δημιουργία ευρετηρίου, αλλά αυτή τη φορά, στο πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο, πατάμε στο ΟΚ. Αμέσως (ή σε λίγο, ανάλογα) θα εμφανιστεί το ευρετήριό σας, που θα έχει εντοπίσει όλες τις μορφές των λέξεων στην αριστερή στήλη του πίνακα αντιπαραβολής και θα τις έχει ταξινομήσει (εξ ορισμού, σε δίστηλη μορφή) με βάση τα λήμματα που ορίσατε στη δεξιά στήλη του πίνακα.

Παράδειγμα (παρατηρήστε τις δεκάδες εμφανίσεις του ρήματος έχω, σε κάθε μορφή):

 

Earion

Moderator
Staff member
Δόκτορα, σε ευχαριστώ, και πιστεύω ότι απηχώ τα αισθήματα πολλών.

Τώρα μια ερώτηση, ένα αίτημα δηλαδή, λίγο πιο προχωρημένο:

Ας πιάσουμε το λήμμα "έχω". Εμφανίζεται --μεταξύ άλλων-- στις σελίδες 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16. Είναι μια συνέχεια χωρίς κενά. Υπάρχει τρόπος να συνοψιστεί αυτό αυτόματα στη μορφή: 9-16 ;
 

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
Δεν το ξέρω· θα το ψάξω. Αμφιβάλλω όμως, επειδή δεν ξέρω τι νόημα θα είχε ένας τέτοιος αυτοματισμός. Αφενός, υπό κανονικές συνθήκες, σε ευρετήρια δεν μπαίνουν λέξεις που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα· μπορεί να τύχει να υπάρχουν σε 2-3 διαδοχικές, μια δυο φορές και μπάστα. Αφετέρου, η σύμβαση σελ. 15-18 στα ευρετήρια χρησιμοποιείται συνήθως για παραπομπή σε μια εκτεταμένη περιοχή του εγγράφου, π.χ. ένα εκτενές απόσπασμα από έργο κάποιου συγγραφέα, που συνήθως θέλουμε να εμφανίζεται στο ευρετήριο π.χ. με μια περιληπτική έννοια, το όνομα του συγγραφέα ή τον τίτλο του έργου --και αυτό μπορεί να υλοποιηθεί καλύτερα με το απλό σύστημα εισαγωγής παραπομπών για το ευρετήριο. Επιλέγουμε όλη την περιοχή και την αντιστοιχίζουμε επί τούτου με το συγκεκριμένο λήμμα που θέλουμε.

Επισημαίνω ότι οι δύο τρόποι σήμανσης λημμάτων ευρετηρίου δεν είναι ασύμβατοι. Επομένως, μπορούμε π.χ. να επιλέξουμε τις σελίδες 15-18, να τις αντιστοιχίσουμε με τη διαδικασία σήμανσης με το λήμμα που θέλουμε και μετά να εφαρμόσουμε τη διαδικασία με το αρχείο αντιστοίχισης.
 

Palavra

Mod Almighty
Staff member
Ευχαριστώ, ευχαριστώ, ευχαριστώ! Ήμουν έτοιμη να αρχίσω να κοπιπαστώνω με το χέρι το κρυφό κείμενο που βγαίνει μετά την ευρετηριασμένη λέξη. :eek:
 

Earion

Moderator
Staff member
Τι νόημα θα είχε ένας τέτοιος αυτοματισμός; Μα το προφανές. Γιατί να μη γίνει μια σύντμηση στην παρουσίαση; Γιατί να μην εξοικονομείται χώρος; Δεν μιλώ για λέξεις που εμφανίζονται σε κάθε σελίδα. Εκεί είναι αυτονόητο (μερικές φορές γράφεται ρητά στην αρχή του ευρετηρίου) ότι δεν ευρετηριάζονται ονόματα και έννοιες που αποτελούν το ίδιο το θέμα του βιβλίου. Λόγου χάρη σε ένα βιβλίο για την ιστορία της Σπάρτης, ασφαλώς δεν θα υπάρχει λήμμα "Σπάρτη". (Άλλο θέμα αν υπάρχει διάθεση και χρόνος να τεμαχιστεί το λήμμα εννοιολογικά σε υποθέματα: "Σπάρτη και Αθήνα", "Σπάρτη και Περσία", "Σπάρτη και Μακεδονία", κ.ο.κ.). Αλλά δεν μιλώ γι' αυτό. Μιλώ για το πολύ απλούστερο. Σε ένα βιβλίο για τον Πρώτο Παγκόσμιο Πόλεμο η μάχη του Βερντέν μνημονεύεται, φερειπείν, στις σελίδες 15, 23, 67, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 189, 201, 222, 223, 224. Γιατί να μην το κάνουμε 15, 23, 67, 102-108, 189, 201, 222-224;
 
Αν θυμάμαι καλά, αυτό που ζητάει ο Εαρίωνας το είχα κάνει με το χέρι πάνω στην τελική μορφή του ευρετηρίου. Δεν είναι καθόλου πολλή δουλειά. Δεν νομίζω να υπάρχει αυτόματος τρόπος. Αν πάντως υπάρχει κάτι σχετικό στις νεότερες εκδόσεις του Word, θα πρέπει κανονικά να βρίσκεται στις επιλογές μορφοποίησης του ευρετηρίου (στο Word 2003: Insert / Reference / Index and Tables).
 

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
Αλλά δεν μιλώ γι' αυτό. Μιλώ για το πολύ απλούστερο. Σε ένα βιβλίο για τον Πρώτο Παγκόσμιο Πόλεμο η μάχη του Βερντέν μνημονεύεται, φερειπείν, στις σελίδες 15, 23, 67, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 189, 201, 222, 223, 224. Γιατί να μην το κάνουμε 15, 23, 67, 102-108, 189, 201, 222-224;
Ακριβώς επειδή ένα αυτόματο σύστημα δεν μπορεί να ξέρει αν είναι συμπτωματική η εμφάνιση ενός όρου σε τρεις σελίδες διαδοχικά ή όχι, χρειάζεται ανθρώπινο χέρι (με άλλα λόγια, δεν πρέπει να υπάρχει αυτοματισμός --και δεν βρίσκω να υπάρχει). Στη συγκεκριμένη περίπτωση, είτε θα γίνει με το χέρι στο τέλος (όπως είπε ο Θέμης) είτε θα ορίσεις πρώτα λήμμα ευρετηρίου «Βερντέν» έχοντας επιλέξει τις σελίδες 102-108, που σε ενδιαφέρουν και στη συνέχεια, το αρχείο αντιστοίχισης θα σου μαζέψει και τις υπόλοιπες, σκόρπιες εμφανίσεις.

Πρακτικά, αν τα θέλεις όλα αυτόματα, ορίζεις με το χέρι δύο ειδών λήμματα ευρετηρίου: αυτά που δεν υπάρχουν στο αρχείο αντιστοίχισης και αυτά που εκτείνονται σε μεγάλες περιοχές (οπότε το Word εισάγει τα σχετικά κρυφά πεδία) και μετά βγάζεις το ευρετήριο χρησιμοποιώντας το αρχείο αντιστοίχισης (για να μπουν και τα υπόλοιπα πεδία).

Ακόμη πιο πρακτικά ;), αν θέλεις να έχεις κάτι τέτοιο σε όλες και πολλές περιπτώσεις, φτιάχνουμε στο πιτς φιτίλι μια μακροεντολή που ενώνει τους αριθμούς και την εκτελείς. :D
 

Earion

Moderator
Staff member
Ακόμη πιο πρακτικά, αν θέλεις να έχεις κάτι τέτοιο σε όλες και πολλές περιπτώσεις, φτιάχνουμε στο πιτς φιτίλι μια μακροεντολή που ενώνει τους αριθμούς και την εκτελείς.

Ανάσταση! :clap: Επιτέλους, τόσην ώρα αυτό υπονοώ και δεν με πιάνεις :whistle:
 

nickel

Administrator
Staff member
Πάντως, δεν είναι υποχρεωτικό το «από... έως». Εδώ ανέβασα μια από τις κουραστικές σελίδες από το ευρετήριο του Greek Myths του Γκρέιβς. Δείτε τι γίνεται στον Ηρακλή!
 

Zazula

Administrator
Staff member
Εδώ ανέβασα μια από τις κουραστικές σελίδες από το ευρετήριο του Greek Myths του Γκρέιβς. Δείτε τι γίνεται στον Ηρακλή!
Ανδρών επιφανών, passim γη τάφος...
 

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
Ανάσταση! :clap: Επιτέλους, τόσην ώρα αυτό υπονοώ και δεν με πιάνεις :whistle:
Μια χαρά σε πιάνω, μη χολοσκάς, αλλά πρέπει να ανεβάζεις το άγχος του πελάτη για να πληρώσει μετά όσο-όσο. ;) (Και επίσης, ούτε ακριβώς πιτς-φιτίλι δεν είναι, ενώ εκ πείρας σου λέω ότι είναι πιο βολικό με το χέρι. Το τι λήμματα Lotus 1-2-3-17 και dBASE 3-12 και Windows 95-104 έχω διορθώσει, δεν λέγεται :)).

Πάντως, δεν είναι υποχρεωτικό το «από... έως».
Όχι μόνο δεν είναι υποχρεωτικό αλλά (ισχυρίζομαι ότι) από συμβατική άποψη δεν είναι ακριβές. Άλλο οι χύμα παρουσίες όρων έστω και σε διαδοχικές σελίδες και άλλο ενότητες ή κεφάλαια που εκτείνονται σε πολλές σελίδες. Αυτό που ζητάει ο Earion είναι, νομίζω, το κ.επ. (και επόμενες σελίδες).

Μια από τις πρώτες μου συμβολές στη Λεξιλογία ήταν σχετικά με τον τρόπο σύνταξης των ευρετηρίων αλά γερμανικά σύμφωνα με κάποιο DIN που δεν αξιώθηκα ποτέ να βρω στην πληρότητά του.
 

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
Το τι λήμματα Lotus 1-2-3-17 και dBASE 3-12 και Windows 95-104 έχω διορθώσει, δεν λέγεται :)).
Να το ξεκαθαρίσω αυτό. Η μακροεντολή που είχα φτιάξει για να ενώνει αριθμούς σελίδων είχε, στην πρώιμη μορφή της, δυσκολία να ξεχωρίζει λήμματα που περιείχαν αριθμούς και τις σελίδες που ακολουθούσαν. Έτσι, συνέβαιναν συχνά παρατράγουδα όπως τα παραπάνω (π.χ. Windows 95, 96, 97, 98 γινόταν 95-98 κ.λπ.).
 

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
Και να προσθέσω έναν άλλον τρόπο όπου θα μπορούσε να φανεί χρήσιμο το ευρετήριο με τη χρήση αρχείου αντιπαραβολής. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε ένα κείμενο με συνεισφορές από διάφορους συγγραφείς και με διαφορετική χρήση συνώνυμων όρων, π.χ. Κομισιόν, Ευρ. Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή κ.λπ. Αποφασίζουμε ότι στο ευρετήριο η αναφορά θα γίνει π.χ. στο λήμμα Κομισιόν, αλλά με τον εξής τρόπο:

Κομισιόν (επίσης: Ευρ, Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή)

Στο αρχείο αντικατάστασης θα εντάξουμε τις εξής καταχωρίσεις:

Κομισιόν|Κομισιόν ( επίσης: Ευρ. Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή )
Ευρ. Επιτροπή|Κομισιόν (επίσης: Ευρ. Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή)
Ευρ. Επιτροπής|Κομισιόν (επίσης: Ευρ. Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή)
Ευρωπαϊκή Επιτροπή|Κομισιόν (επίσης: Ευρ. Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή)
Ευρωπαϊκής Επιτροπής|Κομισιόν (επίσης: Ευρ. Επιτροπή, Ευρωπαϊκή Επιτροπή)
 

Earion

Moderator
Staff member
Επεκτείνουμε τη συζήτηση σε άλλα χωράφια, αλλά σε ακολουθώ. Μια μικρή διόρθωση στον τελευταίο πίνακα (για να μην κάνουμε τη δουλειά μας πιο δύσκολη): Αφού και στις τέσσερες "μη καθιερωμένες" εκδοχές γίνεται η παραπομπή στον "καθιερωμένο" όρο (authorized heading), δηλαδή το "Κομισιόν", δεν χρειάζεται να δείξουμε στον αναγνώστη όλες τις άλλες πιθανές "μη καθιερωμένες" μορφές. Αν αναζητήσει μόνος του "Ευρ. Επιτροπή" θα πέσει στη σωστή παραπομπή: "βλ. Κομισιόν".

Όσο για το "κ.επ." ή "κ.εξ." ή "κ.ε.", όχι μόνο δεν είναι αυτό που ζητώ, είναι το ακριβώς αντίθετο. Να το αποφύγω θέλω. Θέλω να είμαι ακριβής, να παραπέμψω τον αναγνώστη συγκεκριμένα σε ποιες ακριβώς σελίδες θα βρει τον όρο.

Και τέλος, σας ζαλίζω με αυτή τη συζήτηση, γιατί το έχω δει να γίνεται στα αγγλικά. Ήταν ένα πρόγραμμα για QuarkExpress στο Mac, τέλη της δεκαετίας του ΄90, αλλά ξεχνώ το όνομα.
 

Palavra

Mod Almighty
Staff member
Καλημέρα σε όλους,
έφτιαξα λοιπόν το concordance file και μετά το ευρετήριό μου, πολύ ωραία και εύκολα. Όμως, έχει προκύψει το εξής πρόβλημα: τα tags κρυφού κειμένου που μπαίνουν μετά την κάθε ευρετηριασμένη λέξη συνυπολογίζονται στον αριθμό σελίδων, και τον αυξάνουν. Έτσι, το ευρετήριο ναι μεν βλέπει το tag "Αριστοτέλης" στη σωστή σελίδα μαζί με το tag, όταν όμως το κάνω pdf, μορφή στην οποία το αρχείο εκτυπώνεται χωρίς το κρυφό κείμενο, μου δείχνει ότι ο "Αριστοτέλης" είναι σε άλλη σελίδα, βλέπει δηλαδή το αρχείο μου μικρότερο, προφανώς επειδή δεν υπάρχει το κρυφό κείμενο.

Ξέρετε τι μπορεί να φταίει, και πώς μπορώ να το φτιάξω;
Ευχαριστώ εκ των προτέρων...


Edit: Να προσθέσω και αυτόν τον σύνδεσμο, που μας δείχνει πώς μπορούμε να σβήσουμε τις ετικέτες του ευρετηρίου με έναν πολύ απλό τρόπο.
 

Palavra

Mod Almighty
Staff member
Νομίζω ότι βρήκα τη λύση: πρώτα εισάγουμε το concordance file, όπως λέει ο ντοκτόρ παραπάνω, και στη συνέχεια πρέπει να επιλέξουμε να μην εμφανίζεται το κρυφό κείμενο (στο Word 2007, Επιλογές -> Εμφάνιση -> Κρυφό κείμενο). Τότε μόνο πρέπει να πάμε στο τέλος του αρχείου και να βάλουμε το ευρετήριο.

Από ό,τι κατάλαβα, αυτό είναι κάποιο bug του Word, που συνυπολογίζει το κρυφό κείμενο στον όγκο του αρχείου, με αποτέλεσμα να νομίζει ότι το αρχείο έχει περισσότερες σελίδες και ως εκ τούτου να εμφανίζει την αρίθμηση για τα πανηγύρια.

Χρήσιμοι σύνδεσμοι:
http://news.office-watch.com/t/default.aspx?a=242&template=print-article.htm
http://taxonomist.tripod.com/indexing/wordproblems.html
 

drsiebenmal

HandyMod
Staff member
Αυτό, προφανώς, δεν θα έπρεπε να συμβαίνει :). Το μόνο που μπορώ να σκεφτώ αυτή τη στιγμή να σου προτείνω (πέρα από ευχέλαια, ξόρκια κ.λπ.) είναι (και εφόσον έχεις φτάσει στην οριστική μορφή του κειμένου σου) να κλειδώσεις τις αλλαγές σελίδων (εισάγοντας υποχρεωτικές αλλαγές) και μετά να ξανακάνεις μια δοκιμή με το pdf.

Edit:

Νομίζω ότι βρήκα τη λύση: πρώτα εισάγουμε το concordance file, όπως λέει ο ντοκτόρ παραπάνω, και στη συνέχεια πρέπει να επιλέξουμε να μην εμφανίζεται το κρυφό κείμενο (στο Word 2007, Επιλογές -> Εμφάνιση -> Κρυφό κείμενο). Τότε μόνο πρέπει να πάμε στο τέλος του αρχείου και να βάλουμε το ευρετήριο.

Από ό,τι κατάλαβα, αυτό είναι κάποιο bug του Word, που συνυπολογίζει το κρυφό κείμενο στον όγκο του αρχείου, με αποτέλεσμα να νομίζει ότι το αρχείο έχει περισσότερες σελίδες και ως εκ τούτου να εμφανίζει την αρίθμηση για τα πανηγύρια.

Χρήσιμοι σύνδεσμοι:
http://news.office-watch.com/t/default.aspx?a=242&template=print-article.htm
http://taxonomist.tripod.com/indexing/wordproblems.html

Γκρρρρ!!!

Πού να καταλάβει το καημένο το πιντιέφι τι θέλεις να εμφανίζεται και τι όχι;
 

Palavra

Mod Almighty
Staff member
Όχι, όχι, δεν εξηγήθηκα: το κρυφό κείμενο, δηλαδή τα tags του ευρετηρίου, ούτως ή άλλως δεν εμφανίζεται στην εκτύπωση, εμφανίζεται όμως στην οθόνη μου. Όταν εμφανίζεται το κρυφό κείμενο στην οθόνη μας, αλλά όχι στην εκτύπωση, τότε το Word συνυπολογίζει το κρυφό κείμενο στον όγκο του αρχείου και χαλάει η αρίθμηση των σελίδων στο ευρετήριο. Αυτό το αποφεύγουμε όταν δεν εμφανίζεται το κρυφό κείμενο στην οθόνη μας.
 

nickel

Administrator
Staff member
Που σημαίνει ότι ένα έξυπνο πρόγραμμα θα έπρεπε να φτιάχνει δύο ευρετήρια: το ένα να φαίνεται όταν εμφανίζεται το κρυφό κείμενο και το άλλο όταν τυπώνεις ή δεν βλέπεις το κρυφό κείμενο. (Αλλά εγώ είμαι ιδεολόγος!)
 
Top